|
Met een Forms-Account van Forms-Exchange verzendt en ontvangt u facturen en andere formulieren als plaatje én als digitaal bestand om te verwerken in uw software
Bedrijven kunnen op het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel een Forms-Account nemen om facturen en andere formulieren als een plaatje én digitaal te verzenden en ontvangen. Het digitaal verwerken van b.v. een factuur bespaart al tien euro. Het is bovendien veilig, zeker en foutloos.
Extra: automatisch verwerken
Met Forms-Exchange kunnen betalingen automatisch geboekt worden bij de juiste debiteuren doordat het rekeningnummer via de database van Forms-Exchange online gekoppeld kan worden aan de juiste bedrijfsnaam en KvK-nummer.
Standaardformulieren
* Facturen * Debiteurenberichten: herinnering, aanmaning, laatste aanmaning, sommatie en ingebrekestelling * Mails * Afspraken * Offertes * Orders * Pakbonnen * Abonnementen * Contracten
Speciale formulieren
Bedrijven en branches kunnen ook eigen formulieren met een Forms-Account uitwisselen en ook bepalen of deze b.v. ook online ter inzage zijn voor controle-instanties, inspecties en andere derden.
Bedrijven sturen elkaar veel formulieren, zoals facturen, orders en ook mails, die door de ontvangers met de hand in de juiste relatiedossiers, in de boekhouding en de voorraad moeten worden verwerkt. Dat is tijdrovend, foutgevoelig en kostbaar.
Met een Forms-Account worden formulieren niet alleen als plaatje verzonden maar ook digitaal. Het Forms-Account zet alle - verzonden en ontvangen - formulieren in een database op de computer van het bedrijf. In Excel, Access of een SQL-database voor digitale verwerking in de eigen software. Kleine bedrijven kunnen kiezen voor Excel of Access, grote bedrijven hebben een SQL-database nodig.
Bij de start kunnen drie formulieren worden uitgewisseld: mails, facturen en debiteurenberichten (herinnering, aanmaning, laatste aanmaning en sommatie). Begin 2012 komen daar de berichtsoorten offerte en order bij. Daarna zullen er steeds nieuwe berichtsoorten worden toegevoegd.
Met een Forms-Account kan elk bedrijf kiezen voor duurzame bedrijfscommunicatie. Mails, facturen en meer standaardberichten kunnen worden uitgewisseld met elk ander bedrijf. Net als bij e-mail zichtbaar als een plaatje, maar digitaal verwerkbaar doordat een Forms-Account alle inkomende en uitgaande berichten op de computer van het bedrijf opslaat. Naar keuze In Excel, Access of een SQL-database om daaruit in de eigen software te verwerken.
Starten met duurzame bedrijfscommunicatie
1. Meld u aan voor een Forms-Account
U meldt zich aan met uw inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel (KvK) voor € 84,- per jaar. Omdat de webservice pas op 1 januari 2012 begint loopt de eerste abonnementsperiode niet een jaar, maar tot en met 31 december 2012. U ontvangt na aanmelding de recordindelingen van de mails, de facturen en het debiteurenbeheer. En u kunt gebruik maken van de mogelijkheid de bètaversie te testen. U ontvangt een link om het Forms-Account te downloaden naar uw eigen computer.
2. Verificatie
Forms-Exchange verifieert van elke gebruiker het e-mailadres, inschrijfnummer KvK-nummer, BTW-nummer en banknummer. Zo heeft de ontvanger van een formulier zekerheid over de afzender. Een wijziging van het banknummer wordt opnieuw geverifieerd, zodat u facturen altijd naar de juiste rekening overmaakt. Met de strikte verificatieprotocollen ontvangt u ook nooit spookfacturen.
3. Forms-Account koppelen aan uw software
U kunt zelf een koppeling bouwen, laten bouwen of aan uw softwareleverancier vragen. U kunt voor veel pakketten ook een koppeling kopen à € 950,-. U kunt de koppeling voor uw software bestellen bij uw aanmelding. Bij gebruik van een koppeling is het noodzakelijk dat u bij het installeren van uw Forms-Account kiest voor een SQL-database.
4. Forms-Accounts ook per medewerker en afdeling
U kunt per bedrijf één Forms-Account nemen waarmee alle berichten worden verzonden en ontvangen en in een database op uw computer komen te staan. U kunt ook Forms-Accounts per afdeling en medewerker nemen. Bijvoorbeeld een Forms-Account op debiteuren@uwbedrijf.nl en een Forms-Account op crediteuren@uwbedrijf.nl om verkoop- en inkoopfacturen te scheiden. Wilt u dat uw medewerkers zakelijke mails voortaan per Forms-Account uitwisselen met andere bedrijven en uw bedrijf zo een scheiding maakt tussen privé (e-mail) en zakelijk (Data-Account) mailverkeer, dan kunt u voor elke medewerker een Forms-Account openen. Elk Forms-Account heeft uw KvK-nummer plus een uniek e-mailadres.
5. Beheeraccount
Om alle berichten die uw bedrijf uitwisselt met andere bedrijven te controleren kunt u tevens een beheer Forms-Account nemen waarmee alle berichten ook in één database komen.
6. Verzenden is gratis
U kunt gratis vanuit elk Forms-Account digitale mails, facturen en debiteurenberichten verzenden. In 2012 komen daar offertes, in- en verkooporders bij.
7. Ontvangen kost een click per bericht
Voor elk ontvangen en in uw software te verwerken bericht betaalt u € 0,45 of minder. U kunt bij uw aanmelding kiezen voor de losse prijs van € 0,45 waarbij maandelijks achteraf wordt afgerekend, of een abonnement waarbij de prijs zakt afhankelijk van uw jaarvolume aan ontvangen berichten en de looptijd van uw abonnement. U wordt dan maandelijks vooruit belast voor 1/12 van het bedrag. Minder afgenomen berichten blijven in uw tegoed staan, meer afgenomen berichten worden maandelijks achteraf in rekening gebracht.
8. Vraag uw leveranciers om facturen per Forms-Account
Inkomende facturen kosten tien euro aan handwerk, daarmee realiseert u de grootste besparing.
9. Eigen formulieren toevoegen
U kunt andere berichten dan facturen, aanmaningen en mails laten toevoegen, bijvoorbeeld bedrijfsspecifieke formulieren. Daarbij kunt u kiezen voor publiek gebruik of beperkt gebruik. In het laatste geval geeft u de KvK-nummers op van bedrijven die het formulier kunnen gebruiken.
Het invoeren van nieuwe relaties en producten kan on-the-fly dus tijdens het maken van een mail of factuur, maar u kunt ook een relatiebestand en een productenbestand in uw Forms-Account inlezen en synchroniseren.
|
Dinsdag 29 november 2011
Forms Exchange geeft voorlichting aan bedrijven en branches. |
